この要綱は、別に定めがあるもののほか、鰺ヶ沢町情報公開条例(平成13年条例第18号。以下「情報公開条例」という。)の規定による町長が管理する公文書の開示等に関する事務(以下「公文書開示事務」という。)の取扱いに関し必要な事項を定めるものとする。

第2　開示窓口の設置等

1　開示窓口の名称及び設置場所

公文書の開示事務を円滑に行うため、総合窓口として庁舎内に情報公開コーナーを、次のとおり設置する。

総合窓口・総務課

2　情報公開担当

(1)　情報公開制度の適切かつ円滑な運用を図るため、各課等に情報公開担当を置く

(2)　情報公開担当は、次の事項を行うものとする。

ア　開示請求者への対応

イ　総務課及び関係各課等との連絡調整

ウ　所属職員に対する指導

(3)　各課等の長は、所属職員の中から1名を情報公開担当職員として指定するものとする。

3　総合窓口で行う事務

総合窓口で行う事務は、次のとおりとする。

(1)　開示に係る相談、案内及び受付に関すること。

(2)　公文書の開示に係る費用の徴収に関すること。

(3)　審査請求の受付に関すること。

(4)　公文書の目録(検索資料)の管理及び閲覧に関すること。

(5)　公文書の管理に関する定めの備付け及び閲覧に関すること。

(6)　公文書開示事務の調整に関すること。

4　担当課等で行う事務

担当課等(公文書を保有する各課等をいう。以下同じ。)が行う事務は、次のとおりとする。

(1)　開示請求等に係る公文書の検索及び特定に関すること。

(2)　第三者に対する意見書提出の機会の付与に関すること。

(3)　開示決定等及び決定通知に関すること。

(4)　公文書写しの作成に関すること。

(5)　公文書の開示の実施に関すること。

(6)　審査請求に係る鰺ヶ沢町情報公開審査会(以下「審査会」という。)に対する諮問に関すること。

(7)　審査請求に対する採決に関すること。

(8)　公文書の目録(検索資料)の作成に関すること。

5　総合窓口における相談及び案内

(1)　情報の特定

総合窓口の職員は、来訪者が求める情報が特定できるように内容を具体的に聴き取るものとする。

(2)　情報の内容に応じた対応の選択

ア　総合窓口の職員は、来訪者が求める情報の内容により、次のいずれにより対応すべきものであるかを判断するものとする。

(ア)　行政資料の提供(情報公開条例第28条)

(イ)　法令又は他の条例(以下「法令等」という。)の規定による公文書の閲覧等(情報公開条例第15条)

(ウ)　開示請求(情報公開条例第4条)

イ　行政資料の提供

町が作成した刊行物などの行政資料を提供するなどで対応可能な場合には、これらにより情報提供を行うものとする。

ウ　法令等の規定による公文書の開示

法令等の規定により、何人にも情報公開条例による方法と同一の方法で開示することとされている場合(開示の期間が定められている場合にあっては、当該期間内に限る。)には、情報公開条例では、当該同一の方法による開示を行わないこととしているので、当該法令等の規定による開示の手続きを説明するものとする。

なお、情報公開条例に基づく開示が行われないのは、法令等の規定による開示の方法と情報公開条例の規定による開示の方法とが同一の場合に限られるので、当該法令等の規定による開示の方法により開示が可能な場合もあることに注意しなければならない。

エ　自己情報の開示請求

情報公開条例により、自己を本人とする個人情報が記録された公文書について開示請求を行うことは可能であるが、情報公開条例では、開示請求者が誰であるかにかかわらず不開示情報の該当性を判断することとなるため、当該個人情報については、情報公開条例第7条第3号ただし書又は情報公開条例第8条に該当しない限り、開示されないこととなる。

オ　公文書の開示請求

イ～ウの方法では対応できない場合は、情報公開条例第4条に基づく開示請求として応ずるものとし、公文書開示請求書(町長が管理する公文書の開示等に関する規則(平成14年規則第3号。以下「規則」という。)別記様式。以下「請求書」という。)に必要事項を記載させ、提出させるものとする。

(3)　担当課等の特定

ア　総合窓口職員は、来訪者が求める情報の内容により、担当課等を特定するものとする。

イ　同一内容の公文書が複数の担当課に存在するときは、原則として当該公文書に係る事務事業の主体となっている課等を当該公文書の開示に関する担当課等とする。

(4)　郵送等による開示請求の相談

開示請求を郵送又はファクシミリで行いたい旨相談があった場合は、請求書の備付け場所並びに請求書の送付先の住所、郵便番号及びファクシミリ番号を教示するなと相談者が容易、かつ、的確に開示請求をすることができるよう適切な対応に努めるものとする。

第3　開示請求に係る事務

1　公文書の特定及び請求書の受付等

(1)　公文書の特定

ア　来訪者が開示請求しようとする場合は、総合窓口の職員は、担当課等の職員の同席を求めるものとし、当該担当課等の職員は、来訪者との面談により開示請求に係る公文書を検索し、特定するものとする。

イ　公文書の特定に当たっては、開示を求められている公文書が存在するか否かを答えるだけで不開示情報を開示することとなる場合があることに留意する必要がある。

(2)　請求書の受付

ア　請求書は、総合窓口においてのみ受け付けるものとする。担当課等に直接相談があった場合は、当該担当課等において、行政資料の提供や法令等の規定による公文書の開示により対応できる場合を除き、総合窓口に案内するものとする。

イ　総合窓口の職員は、必要事項が記載されている請求書を受け付けた場合は、当該請求書に収受日付印を押印し、職員記載欄に担当課等名を記載するとともに、「公文書の開示を求められた方へ」(様式第1号)に必要事項を記載の上開示請求者に交付するものとする。

(3)　請求書の受付にあたっての留意事項

ア　開示請求者の押印は、要しないものであること。

イ　「開示請求する公文書の名称又は具体的内容」欄については、原則として日本語により記載してもらうものとする。

ウ　開示請求をする公文書の名称を所定の欄に書き切れないときは、別紙(任意様式)に記載の上、請求書に添付してもらうものとする。

エ　開示請求をしようとする者が身体の障害等により、自ら請求書に記載することが困難な場合は、総合窓口の職員が代筆するなど適当な方法により対応するものとする。

(4)　請求書の補正

ア　請求書の記載事項に不備がある場合等形式上の要件に適合しない開示請求があった場合、総合窓口の職員は、その場で補正を求めるものとする。郵送やファクシミリによる開示請求の場合などその場で補正を求めることができないときは、担当課等が、速やかに、開示請求者に対し、相当の期間を定めて当該開示請求の補正(請求書の補正)を求めるものとする。なお、補正を求める場合には、開示請求者に対し、補正の参考となる情報の提供をしなければならないものである。

イ　相当の期間を定めて補正を求めたにもかかわらず、当該期間を経過してもなお補正を求めた点が補正されない場合は、当該開示請求を却下するものとし、担当課等は、速やかに、開示請求者に対し、その旨を「開示請求却下通知書」(様式第2号)により通知するとともに、その写しを総務課に提出するものとする。

ウ　補正を求めた開示請求に係る決定通知は、補正され、形式上の要件に適合した請求書を受け付けた日の翌日から起算して15日以内にしなければならない。

(5)　郵送等による開示請求の取扱い

ア　情報公開条例第5条では、開示請求は書面によることとしているので、郵送又はファクシミリによる開示請求は認められるが、口頭又は電話による開示請求は認められない。

イ　郵送又はファクシミリによる開示請求があった場合は、(2)のイに準じて処理するものとし、「公文書の開示を求められた方へ」(様式第1号)を開示請求者に送付するものとする。

2　受付後の請求書の取扱い

(1)　総合窓口職員は、請求書を受け付けた場合は、直ちに、当該請求書を担当課等に配付するものとする。

(2)　総合窓口職員は、「公文書開示請求等処理簿」(様式第3号)により常に開示請求に係る処理経過を把握することができるようにしておかなければならない。

3　開示決定等

(1)　不開示情報該当性等検討

担当課等は、開示請求があった場合は、開示請求に係る公文書に記載されている情報が、情報公開条例第7条各号に規定する不開示情報に該当するかどうかを検討するものとする。

また、不開示情報に該当する情報が記録されている場合にあっては、情報公開条例第11条の規定による部分開示ができるかどうか及び情報公開条例第8条の規定による公益上の理由による裁量的開示ができるかどうかについても検討するものとする。

(2)　決定通知の期限

決定通知の書面は、必要事項が記載された請求書を受け付けた日の翌日から起算して15日以内((3)により決定通知の期間の延長を行った場合は、延長された期限まで又は相当の部分につき決定通知をすべき期間内)に開示請求者に届かなければならない。

(3)　決定通知の期間の延長

情報公開条例第12条第3項の規定による延長

事務処理上の困難その他正当な理由により決定通知の期間の延長する場合には、担当課等は、必要事項が記載された請求書を受け付けた日の翌日から起算して15日以内に、開示請求者に対し、「決定通知期間延長通知書」(様式第5号)により通知するものとする。また、延長する理由については、できるだけ具体的に記入するものとする。

(4)　第三者に関する情報の取扱い

担当課等は、開示請求に係る公文書に、町、国、町以外の地方公共団体及び開示請求者以外の者(以下「第三者」という。)に関する情報が記録されている場合は、「7第三者情報に係る意見聴取」により処理するものとする。

(5)　国又は町以外の地方公共団体からの意見聴取

担当課等は、開示請求に係る公文書に、国又は町以外の地方公共団体に関する情報が記録されている場合は、必要に応じて、口頭又は書面により、これらの者の意見を聴取するものとする。

(6)　関係各課等との連絡調整

担当課等は、開示請求に係る公文書の中に、他の担当課等若しくは他の実施機関が所掌する事務に係る情報が記録されている場合又はこれらが作成した公文書が含まれている場合は、必要に応じ関係各課等が連絡をとり、調整を行うものとする。

(7)　開示等決定の決裁

開示決定等の決裁区分は、(鰺ヶ沢町事務決裁規則(昭和40年規則第9号)以下「決裁規則」という。)の定めるところによる。

(8)　決定通知

担当課等は、開示決定等をした場合は、開示請求者に対し、「公文書開示決定通知書」(様式第6号)、「公文書部分開示決定通知書」(様式第7号)又は「公文書不開示決定通知書」(様式第8号)(以下「決定通知書」と総称する。)により通知するものとする。なお、開示請求があった際、情報公開条例第12条第1項ただし書きの規定により口頭告知を行った場合は、請求書の余白に直ちに開示した旨を記載するものとする。

(9)　決定通知書の記載方法

決定通知書の記載方法は、次のとおりとする。

ア　(様式第6号、様式第7号及び様式第8号)鰺ヶ沢町文書管理規程(平成12年訓令第5号)の定めるところによる。

イ　「開示請求をした公文書の名称」欄(様式第6号、様式第7号及び様式第8号)請求書の「開示請求する公文書の名称又は具体的内容」欄に記載されている内容を転記する。

なお欄内に書ききれない場合は、別紙(任意様式)に記載の上、添付するものとする。

ウ　「公文書の開示の日時」欄(様式第6号及び様式第7号)

開示の日時は、決定通知をした日から数日後の勤務時間内の日時を指定するものとし、担当課等は、開示請求者及び総合窓口と事前に連絡をとり、都合のよい日を指定するよう努めるものとする。また、公文書の写しを送付する場合は、この欄を斜線で消すものとする。

エ　「公文書の開示の場所」欄(様式第6号及び様式第7号)

開示の場所は、原則として情報公開コーナーとし、公文書の写しを送付する場合は、送付方法(例「郵送」)を記載するものとする。

オ　「開示しない部分」欄(様式第7号)

開示しない公文書の名称又は開示しない情報の概要について、開示請求者が容易に判別できるよう、かつ、当該情報の内容が判明しないよう留意して記載するものとする。なお、欄内に記載しきれない場合は、別紙(任意様式)に記載の上、添付するものとする。

〔例〕・「○○のうち特定個人の氏名、住所」

・「○○のうち用地買収計画の部分」

カ　「上記部分を開示しない理由」欄(様式第7号)及び「公文書を開示しない理由」欄(様式第8号)

情報公開条例第7条の該当号及び具体的理由を記載するものとする。開示請求者が容易に理解できるよう記載するものとする。複数の号に該当する場合は、各号ごとにその理由を記載するものとし欄内に記載しきれない場合は、別紙(任意様式)に記載の上、添付するものとする。

キ　「開示しない部分を開示することができる期日及び範囲」欄(様式第7号及び様式第8号)公文書の全部又は一部を開示しない旨の決定をした場合において、一定の期間が経過することにより、不開示情報に該当する理由が消滅することが確実であり、かつ、公文書の全部又は一部を開示することができる期日(複数の開示事項に該当する場合には、すべて不開示情報に該当しなくなる期日)が明らかであるときは、その期日及び開示することができる範囲を記載するものとする。

ク　「備考」欄(様式第6号、様式第7号及び様式第8号)

必要な事務連絡を記載する。また、様式第6号及び様式第7号の場合にあっては、請求書に記載された開示の方法(閲覧又は視聴を除く。)により開示を実施した場合の写しの作成に要する費用の額及び写しの送付に要する費用の額をそれぞれ記載するものとする。

〔例〕　「写しの作成に要する費用の額　＠20×10枚＝200円

写しの送付に要する費用の額　　　　　　郵便料金80円」

4　公文書が存在しない場合の取扱い

(1)　請求書の受付後に開示請求に係る公文書が存在しないことが判明した場合は、担当課等は、速やかに、開示しない旨の決定をし、開示請求者に対し、その旨を「公文書不存在通知書」(様式第4号)により、通知するものとする。

(2)　この場合、「上記の公文書が存在しない理由」欄には開示請求に係る公文書が存在していない具体的理由を記載するものとする。

〔例〕「○○は(開示請求された公文書は、)○○年度に作成(取得)したものであり、保存年限○年のため○年○月○日に廃棄処分したので、保有していません。」

(3)　開示請求に係る公文書が存在しない場合でも、他の方法により、情報の提供が可能なときは、その旨を当該備考欄に記載するものとする。

5　通知書の写しの提出及び送付

担当課等は、「公文書不存在通知書」(様式第4号)、「決定期間延長通知書」(様式第5号)及び決定通知書により開示請求者に通知したときは、速やかに、これらの写しを総務課に提出するものとする。

6　存否応答拒否をする場合

(1)　開示請求に係る公文書が存在するか否かを答えるだけで、不開示情報を開示することとなる場合は、担当課等は、遅滞なく、開示しない旨を決定し、開示請求者に対し、その旨を「公文書不開示決定通知書」(様式第8号)により通知するものとする。

(2)　この場合、「公文書不開示決定通知書」(様式第8号)中「公文書を開示しない理由」欄には、開示請求に係る公文書が存在するか否かを答えるだけで、不開示情報を開示することとなる具体的理由を記載するものとする。また、「鰺ヶ沢町情報公開条例第7条第　　号該当」の部分には、公文書が仮に存在した場合に適用することとなる不開示情報の該当号を記載するものとする。

〔例〕　「鰺ヶ沢町情報公開条例第7条第3号該当」

「(理由)開示請求された公文書については、当該公文書の存否を答えること自体が、個人の権利利益を侵害することとなり、情報公開条例第7条第3号により不開示とすべき情報を開示することとなるので、存否を答えることはできません。また、仮に当該公文書が存在するとしても、同号に該当して不開示となります。」

(3)　存否応答拒否ができるのは、仮に開示請求に係る公文書が存在する場合には、必ず不開示情報に該当し不開示となるときであり、不開示とならないときは、存否応答拒否ができないこと、また、存否応答拒否が必要な類型の開示請求(例えば、特定の人又は事項等に着目した探索的な請求)に対しては、常に存否応答拒否をしなければならないことに留意する必要がある。

(4)　「公文書不開示決定通知書」(様式第8号)の写しの提出及び送付については、5に準じて行うものとする。

7　第三者情報に係る意見聴取

(1)　意見聴取の実施

担当課等は、開示請求に係る公文書に第三者に関する情報が記録されている場合は、必要に応じて当該第三者(対象となる第三者が複数の場合は、必要な範囲の第三者)の意見書提出の機会を与えるものとする。

ア　意見書聴取の方法

意見聴取は、原則として第三者に対し、当該第三者に関する情報が記録されている公文書について開示請求があった旨などを書面「公文書の開示に係る意見について(照会)」(様式第9号)により通知し、「公文書の開示に係る意見書」(様式第10号)の提出を求めることにより行うものとする。この場合において、第三者に対しては、当該意見書を概ね1週間以内に提出するよう協力を求めるものとする。

イ　口頭による意見聴取する場合

担当課等は、例外的に口頭(面接又は電話)により意見聴取を行った場合は、速やかに書面「意見聴取書」(様式第11号)を作成するものとする。この場合、「備考欄」に口頭(面接又は電話)で意見聴取を行った旨の内容を記載するものとする。

(2)　第三者への通知

担当課等は、意見聴取を行った第三者に係る情報が記録された公文書について開示等の決定をしたときは、その内容を速やかに、当該第三者に対し書面「公文書の開示について(通知)」(様式第12号)により通知するものとする。

また、第三者に係る情報の開示に反対の意思表示をした場合にも同様とするものである。

(3)　通知文書等の写しの提出及び連絡

担当課等は、「公文書の開示に係る意見について(照会)」(様式第9号)により第三者に通知したとき、第三者から「公文書の開示に係る意見書」(様式第10号)を受け取ったとき、「意見聴取書」(様式第11号)を作成したとき及び「公文書の開示について(通知)」(様式第12号)により第三者に通知したときは、速やかに、これらの写しを総務課に提出するものとする。

8　公文書の開示の実施

(1)　開示の日時及び場所

ア　公文書の開示は、その写しを送付する場合を除き、決定通知書にあらかじめ指定した日時及び場所(3の(8)のウ及びエ参照)において実施するものとする(情報公開条例第14条第1項)。

イ　開示請求者がやむを得ない理由により指定された日時に来庁できない場合は、改めて別の日時を指定するものとする。この場合においては、改めて決定通知書を送付することを要せず、開示決定等の起案文書に変更した日時を記載するとともに、その旨を総務課に連絡するものとする。

(2)　開示の準備

ア　担当課等の職員は、開示の時刻までに、開示場所へ開示請求に係る公文書を搬入し、待機するものとする。

イ　担当課等は、原本による開示することができない場合は、あらかじめ原本を複写したもの又はその写しを準備するものとする。

(3)　開示を受ける者の確認

担当課等の職員は、開示の場所へ来庁した者に対して決定通知書の提示を求め、その者が決定通知書に記載されている名宛人であるかどうかの確認を行うものとする。

(4)　開示の方法

公文書の開示の方法は、次のとおりとする。なお、公文書の開示は、原則として、公文書の原本により行うものであるが、直接閲覧又は視聴に供することにより汚損され、又は破損されるおそれがあるとき、一部を開示するときなどにあっては、原本(マイクロフィルムに当たっては用紙に印刷したものをまた電磁的記録に当たっては用紙に出力したものを含む。以下同じ。)を複写したもの又はその写しにより行うことができる。

ア　文書、図画又は写真

(ア)　原本を閲覧に供し、又は原本を複写機により複写したものを交付することにより行うものとする。

(イ)　交付する写しの用紙の大きさは、日本工業規格B5、A4、B4、及びA3とする。なお、原本の大きさがA3を越える場合であって、A3までの大きさの用紙による分割コピーの希望があったときは、これにより処理することができるものとする。

(ウ)　両面に印刷されたものについては、1ページごとに写しを作成するものとする。

イ　フィルム

(ア)　マイクロフィルム

専用機器により映写したもの若しくは用紙に印刷したものを閲覧に供し、又は用紙に印刷したものを複写機により複写したものを交付することにより行うものとする。なお、交付する写しの用紙の大きさは、アの(イ)と同様とする。

(イ)　写真フイルム

印画紙に印画したものを交付することにより行うものとする。なお、印画紙へ印画する作業は、業者に依頼するものとする。

(ウ)　スライドフィルム

専用機器により映写したものを閲覧に供することにより行うものとする。

(エ)　映画フィルム

専用機器により映写したものを視聴に供することにより行うものとする。

(オ)　写真フィルム、スライドフィルム及び映画フィルムのうち不開示情報が記録されているものについては、当該不開示情報を容易に区分して除くことが困難であるため開示できないものである。

ウ　電磁的記録

(ア)　用紙に出力することができる電磁的記録

用紙に出力したものを閲覧に供し、又は用紙に出力したものを複写機により複写したものを交付することにより行うものとする。なお、交付する写しの用紙の大きさは、アの(イ)と同様とする。

(イ)　用紙に出力することができない電磁的記録

音声又は動画として記録されている電磁的記録のように用紙に出力することができないものは、カセットテープレコーダー、ビデオカセットレコーダー等の専用機器により再生したものを閲覧、聴取又は視聴に供することにより行うものとする。

(ウ)　(ア)及び(イ)にかかわらず、担当課等において、電磁的記録を開示するために新たな機器等を購入することなく、かつ、通常の事務に支障を来すことがない範囲において対応することができる場合は、次に掲げる方法により行うことができる。

a　次に掲げる媒体に複写したものを交付すること。

(a)　録音カセットテープ(120分テープに限る。)

(b)　ビデオカセットテープ(VHS方式の120分テープに限る。)

(c)　フロッピーデスク(3.5インチ2HDに限る。)

(d)　MOディスク(1.3ギガバイトまでのもの)

(e)　CD―R(650メガバイトまでのもの)

(f)　DVD―RAM(5.2ギガバイトまでのもの)

b　専用機器により再生したものを閲覧、聴取又は視聴に供すること。

(エ)　電磁的記録をフロッピーディスク等に複写したものを交付する場合のファイル形式については、原則として変換しないものとする。ただし、容易に変換できるときは、開示請求者の希望するファイル形式に変換して行うことができるものとする。

(オ)　電磁的記録をフロッピーディスク等に複写したものを交付する場合において、当該電磁的記録の中に当該電磁的記録を作成した機器固有の文字、符号等(独自に作成した外字等)が含まれているときは、開示請求者に対し、その旨を説明した上で、交付するものとする。

(カ)　音声又は動画として記録されている電磁的記録のうち不開示情報が記録されているものについては、一般に不開示情報とそれ以外の情報を容易に区分することが困難であり、仮に区分できたとしても、不開示情報が記録されている部分を除くためには、データ編集用の専用機器又はプログラム等が必要となることから、開示できないものである。

(5)　部分開示の方法

ア　文書、図画、写真又はフィルム(用紙に印刷したものに限る。)

(ア)　開示部分と不開示部分とがページ単位で区分できる場合

a　ページ単位で取り外しのできる場合は、不開示部分を取り外して開示部分のみを閲覧に供し、又はその写しを交付する。

b　ページ単位で取り外しのできない場合は、開示部分が記録されているページを複写したもの、不開示部分をクリップで挟んで閉ざしたもの、不開示部分を袋で覆ったもの等を閲覧に供し、又はこれらのうちの開示部分の写しを交付する。

(イ)　開示部分と不開示部分が同一ページにある場合

不開示部分を遮へい物で覆って複写したもの、該当ページを複写した上で不開示部分を黒インク等で塗りつぶし再度複写したもの等を閲覧に供し、又はこれらの写しを交付する。

イ　電磁的記録

(ア)　用紙に出力したものにより開示する場合

用紙に出力したものについて、アと同様の方法により行う。

(イ)　専用機器により再生したものを閲覧、聴取又は視聴に供する場合

パーソナルコンピューター又はワードプロセッサ等のファイルであって、不開示とするデータを他の記号等(例えば×、●、■等)に置き換えることができる場合にあっては、元のファイルから複製したファイルを当該方法により処理した上で、閲覧、聴取又は視聴に供する。

(ウ)　フロッピーディスク等に複写したものを交付する場合

(イ)と同様の方法により行う。

(6)　開示の実施時の立会い

担当課等の職員は、公文書の紛失、汚損等を防止するため必要があると認める場合は、開示の実施に立ち会うものとする。

(7)　写しの交付に関する留意点

ア　請求書において選択された求める開示の実施方法が閲覧(聴取又は視聴)のみである場合であっても、開示の当日の交付を求められたときは、その場で交付できるものとする。

イ　著作権法(昭和45年法律第48号)により複製を禁じられている物については、写しの交付ができないので、留意する必要がある。

オ　写しの交付は、写しの作成及び送付に要する費用が納入されたことを確認した後に行うものとする。

カ　写しの送付は、郵送によるものとする。

9　費用徴収

(1)　費用の額

写しの作成に要する費用の額は、別表の費用欄に掲げるとおりとし、写しの送付に要する費用の額は郵便料金とする。

(2)　費用の徴収方法

写しの作成及び送付に要する費用は、鰺ヶ沢町財務規則(昭和50年規則第12号。以下「財務規則」という。)の定めに従い、次により徴収するものとする。

ア　総合窓口において写しの交付を行う場合

総合窓口は、写しの作成に要した費用について、財務規則で定める納入通知書を作成し開示の前に開示請求者に納付させるものとする。

イ　郵送により写しの交付を行う場合

次の手続きに従い納入通知書により納付させるものとする。ただし、閲覧後に郵送による写しの交付を求められた場合であって、写しの作成及び送付に要する費用の額をその場で確定できるときは、アの手順に従うものとする。

(ア)　担当課等は、写しの枚数、写しの作成に要した費用及び郵便料金を総合窓口に連絡する。

(イ)　担当課等は、決定通知書に総合窓口が作成した納入通知書を添えて開示請求者に送付する。

(ウ)　総合窓口は、費用の納付を確認次第担当課等に連絡するものとし、連絡を受けた担当課等は、直ちに開示請求者に対して公文書の写しを送付する。

ウ　郵便料金に係る特例的扱い

開示請求者から、郵便に要する費用の額に相当する郵便切手が提出された場合は、当該郵便切手を使用することにより、写しの送付を行うこととして差し支えないものとする。

(3)　収入の歳入科目

一般会計の歳入とし、歳入科日は、次のとおりとする。

(款)諸収入　(項)雑入　(目)雑入　(節)総務費　(説明)情報公開

(4)　複写したものにより閲覧等を行った場合

原本を複写したものにより閲覧、聴取、視聴及び写しの作成を行った場合の当該複写したものの作成に要した費用は徴収しないものとする。

第4　審査請求があった場合の取扱い

開示等の決定について不服のある者は、審査請求することができる。この場合において、実施機関が開示決定等の権限を補助機関に委任しない場合(補助機関に専決させている場合)は実施機関に対する審査請求がなされることとなる。このような開示決定等に対する審査請求があった場合は、次により取り扱うものとする。

なお、開示請求の却下は、開示決定等ではないことから、開示請求の却下に対する審査請求があった場合は、一般的な処分に対する審査請求の場合と同様に、行政不服審査法の規定に基づいてのみ処理することとなるものであり、審査会への諮問は要しない。

1　審査請求書の受付

(1)　審査請求書は、総合窓口において受け付けるものとする。

(2)　総合窓口において審査請求書を受け付けた場合は、その写しを保管した上で、直ちに当該審査請求書を当該審査請求に係る開示等の決定を行った担当課等に配付するものとする。

(3)　総合窓口は、審査請求があった場合は、「審査請求等処理簿」(様式第13号)に必要事項を記載し、審査請求に係る処理状況を把握することができるようにしておかなければならない。

2　第三者から審査請求があった場合の取扱い

(1)　第三者に関する情報が記録されている公文書に係る開示決定に対して当該第三者から審査請求があった場合、当該審査請求が提起されただけでは、開示の実施は停止されないので、このような場合にあっては、総合窓口の職員は、審査請求人に対し、開示の実施を停止するためには執行停止の審査請求をする必要がある旨(行政不服審査法)説明するものとする。

(2)　担当課等は、開示の実施に係る執行停止の審査請求があった場合において執行停止を採決したとき、又は職権により執行停止したときは、開示請求者及び審査請求人に対し、速やかに、その旨を書面により通知するものとする。

3　審査請求の審査

(1)　記載事項の確認

担当課等は、行政不服審査法の規定に基づき、次の要件について審査請求書の確認をするものとする。

ア　審査請求書の記載事項の確認

(ア)　審査請求人の氏名及び年齢又は名祢並びに住所

(イ)　審査請求に係る処分

(ウ)　審査請求に係る処分があったことを知った年月日

(エ)　審査請求の趣旨及び理由

(オ)　処分庁の教示の有無及びその内容

(カ)　審査請求の年月日

(キ)　審査請求人が、法人その他の社団又は財団であるとき、総代を互選したとき又は代理人によって審査請求するときは、その代表若しくは管理人、総代又は代理人の氏名及び住所

イ　審査請求人の押印の有無

ウ　代表者若しくは管理人、総代又は管理人があるときは、それぞれの資格を証明する書面(法人登記簿の謄本・抄本、代表者又は管理人を選任したことを証する総会議事録等の写し、代理人委任状等)の添付の有無

エ　審査請求期間内(開示決定等があったことを知った日の翌日から起算して3月以内)の審査請求かどうか。

オ　審査請求適格の有無(開示決定等によって直接自己の権利利益を侵害された者かどうか。)

(2)　審査請求書の補正

担当課等は、当該審査請求が、(1)の要件を満たさず不適法であっても、補正することができるものである場合は、相当の期間を定めて補正を命ずるものとする。

(3)　審査請求についての却下の決定

担当課等は、当該審査請求が次のいずれかに該当する場合は、速やかに、当該審査請求について却下の決定を行い、裁決書の謄本を審査請求人に送付するものとする。また、この場合においては、審査会への諮問は要しないものである。なお、当該審査請求が第三者からなされたものであるときは、7(5)についても留意しなければならない。

ア　審査請求が不適法であり、かつ、補正不能である場合

イ　補正命令に応じなかった場合

ウ　補正命令に定める補正の期間を経過した場合

4　開示決定等の再検討

(1)　担当課等は、適法な審査請求があった場合は、直ちに、当該審査請求に係る開示決定等が妥当であるかどうか再検討を行うものとする。

(2)　担当課等は、再検討の結果、情報公開条例第17条の規定に該当すると判断したときは、速やかに、審査会に諮問するものとする。

5　審査会への諮問

(1)　担当課等は、審査会に諮問する場合は、「公文書の開示の決定に対する審査請求について(諮問)」(様式第14号)を作成し、次に掲げる書類を添付して、これを総合窓口に提出するものとする。なお、オの書類を提出することができないときは、その理由を記載した書面を提出するものとする。

ア　審査請求書の写し

イ　請求書の写し

ウ　決定通知書の写し

エ　第三者からの意見書の写し

オ　審査請求の対象となった公文書の写し(不開示とした部分及びその記載内容がわかるもの)

カ　その他必要な書類

(2)　担当課等は、審査会に諮問した場合は、情報公開条例第18条の規定に従い、速やかに、次に掲げる者に対し、「諮問実施済通知書」(様式第15号)により通知するものとする。

ア　審査請求人及び参加人

イ　開示請求者(開示請求者が審査請求人又は参加人である場合を除く。)

ウ　当該審査請求に係る開示決定等について反対意見書を提出した第三者(当該第三者が審査請求人又は参加人である場合を除く。)

(3)　担当課等は、審査会から意見若しくは説明又は資料提出を求められた場合は、これに応じなければならない。

6　審査会の答申

総務課は、審査会から答申のあった場合は、直ちに当該答申書を諮問した担当課等に配付するものとする。なお、答申書については、審査会からその写しが審査請求人及び参加人に送付されるとともに、その内容が公表されることとなる。

7　審査請求に対する採決

(1)　担当課等は、答申書の配付があった場合には、速やかに、答申を尊重して審査請求に対する採決を行う(裁決書を作成する。)ものとする。この場合において、決裁権者は、規程等の定めるところによる。

(2)　担当課等は、審査請求を棄却する場合は、その旨の採決を行い、裁決書の謄本を審査請求人(参加人及び当該審査請求が第三者からなされたものであるときは、開示請求者含む。(3)において同じ。)送付するものとする。

(3)　担当課等は、審査請求を認容(一部認容を含む。)する場合は、当初の開示決定等を答申と同内容に変更する旨の採決を行い、採決書の謄本を審査請求人に送付するものとする。

(4)　担当課等は、審査請求に対する採決により、公文書の開示を行う必要がある場合は、開示請求者に対し、次に掲げる事項を書面により通知するものとする。

ア　開示する公文書の名称

イ　開示する日時及び場所

ウ　開示に要する費用の額

(5)　担当課等は、全部又は一部を開示する旨の決定に対する第三者からの審査請求を却下し、又は棄却する採決を行う場合には、当該第三者に対し、次に掲げる事項を書面により通知するものとする。

ア　審査請求を却下し、又は棄却した旨及びその理由

イ　開示する公文書の名称

ウ　開示を実施する日

(6)　担当課等は、第三者に関する情報が記録されている公文書に係る一部を開示する旨の決定又は全部を開示しない旨の決定に対して審査請求があった場合において、これらの決定変更をし、これらの決定に係る公文書を開示する旨の決定をするときは(当該第三者が参加人として審査請求に参加し、開示に反対の意思を表示している場合に限る。)、当該参加人に対し、次に掲げる事項を書面により通知するものとする。

ア　審査請求に係る一部を開示する旨の決定又は全部を開示しない旨の決定を変更し、これらの決定に係る公文書を開示する旨及び理由

イ　開示する公文書の名称

ウ　開示を実施する日

8　裁決書の謄本等の写しの提出及び送付

担当課等は、開示の実施の執行停止を書面により通知したとき、補正書の提出があったとき、裁決書の謄本を送付したとき、「諮問実施済通知書」(様式第15号)により通知したとき、7の(4)、(5)及び(6)により書面により通知したときは、これらの写しを総務課に提出するものとする。

第5　公文書件名目録の作成及び提出

各実施機関が保有する永久及び永年保存の対象公文書の検索資料は情報公開コーナーに備え付け、閲覧できるようにしておくものとする。

附則

附則(平成25年訓令第7号)

附則(平成28年訓令第12号)

附則(平成31年訓令第24号)

写しの作成に要する費用